No atendimento ao cliente pelo WhatsApp, um dos maiores desafios dos corretores de imóveis é manter a organização, especialmente quando o volume de contatos aumenta. Sem uma boa estrutura, é fácil se perder entre conversas e oportunidades. Criar um sistema simples de organização não só vai te ajudar a ser mais eficiente, mas também a garantir que você não perca nenhuma chance de negócio.
A primeira etapa para uma boa organização é salvar os contatos de forma padronizada. Quando você adiciona um cliente no seu WhatsApp, é fundamental registrar as informações de maneira consistente para facilitar a busca e a identificação posterior. Utilize um padrão para nomear seus contatos, incluindo informações-chave que facilitem a identificação, como a cidade, tipo de imóvel desejado ou a fase do processo de compra ou aluguel.
Por exemplo:
Esse padrão vai te ajudar a localizar rapidamente os contatos ao buscar por eles na sua lista de contatos, além de facilitar a personalização do atendimento, caso você precise buscar por informações de outros clientes em um estado ou tipo de imóvel específico.
A ferramenta do WhatsApp oferece funcionalidades como “Etiquetas” e “Notas” (em aplicativos de terceiros ou com integrações) que permitem organizar os contatos de maneira eficiente. Com as etiquetas, você pode categorizar os seus contatos de acordo com o status do atendimento ou a fase em que se encontram.
Exemplos de categorias úteis podem incluir:
Ao aplicar essas etiquetas aos seus contatos, você conseguirá filtrar facilmente quem está em qual estágio do processo, permitindo um acompanhamento mais preciso e eficaz.
Além disso, você pode fazer uso de “Notas” para adicionar informações extras sobre o cliente, como preferências, detalhes da negociação ou qualquer outra informação que possa ser relevante no futuro. Essas anotações podem ser feitas diretamente no WhatsApp Business ou em outras ferramentas integradas.
Toda vez que você iniciar um novo atendimento, é importante definir de imediato como irá categorizar esse cliente. Isso não precisa ser um processo demorado, mas deve ser feito de forma estratégica. Durante a primeira conversa, verifique o que o cliente está buscando e registre rapidamente em qual categoria ele se encaixa, para que você não perca tempo tentando entender o estágio em que ele se encontra nas próximas interações.
À medida que você se comunica com seus clientes, é natural que envie e receba arquivos como fotos de imóveis, documentos de contrato ou anotações relacionadas. Organize esses arquivos de maneira clara para que você consiga encontrá-los facilmente quando necessário. Uma dica útil é criar pastas específicas no seu celular ou computador para armazenar os arquivos de cada cliente ou projeto.
Por exemplo:
Essa organização ajudará não só a manter o WhatsApp limpo, mas também a localizar rapidamente qualquer arquivo importante durante o processo de vendas ou locação.
A organização não é algo que acontece uma única vez. Ela precisa ser constantemente atualizada. Cada vez que você avança com um cliente, realiza uma visita ou fecha um negócio, é fundamental atualizar o status e as informações associadas a ele. Mantenha sempre sua lista de contatos e suas etiquetas atualizadas para que o sistema de organização continue eficaz ao longo do tempo.